Allocatus bietet gegenüber des Standard Add-In für die Integration mit Outlook als Hauptvorteile, dass Vorgänge verlässlich als ganztätiges Ereignis, als Termine in Outlook entsprechend des vom Projektleiter definierten Aufwands oder als Aufgaben übertragen werden. Bei Aktivierung der WriteBack-Option überträgt Allocatus die Änderungen der Outlook-Termine oder -Aufgaben zurück zu Project. Allocatus erlaubt auch die Verknüpfung von Vorgänge, die dem entsprechenden Benutzer nicht persönlich zugeordnet sind.
Darüberhinaus unterstützt Allocatus die direkte integration mit dem Exchange Server ohne jegliche Client Installation und unterstützt die Integration mit Lotus Notes in der gleichen Weise wie mit Outlook. Weitere Vorteile sind:
- Jeder Projektbeteiligte kann auswählen, welche Vorgänge in seinen Outlook Kalendar eingetragen werden.
- Es können auch Vorgänge gelinkt werden, denen die Ressource nicht direkt zugeordnet ist (z.B. Projektleiter, der Vorgänge überwachen möchte, Mitglieder des Lenkungsausschuss).
Dies ist insbesondere dann ein großer Vorteil, wenn die Projektleiter nicht Personen, sondern nur Abteilungen in den Projektplan einplanen. In diesem Fall kann der Abteilungsleiter die Vorgänge z.B. in einem Meeting an die einzelnen Mitarbeiter zuweisen und diese können danach durch einen einfachen Mausklick die Vorgänge in ihren Outlook Kalender eintragen und aktuell halten.
- Eigene Vorgänge können konfigurierbar entweder als ganztägiges Ereignis oder entsprechend des exakten Aufwands (Arbeit) in den Outlook Kalender eingetragen werden, z.B. 4 Stunden von 8:00 bis 12:00 Uhr und 4 Stunden von 13:00 bis 17:00 Uhr. Hierdurch wird vermieden, dass wie beim Standard Add-In auch Nicht-Arbeitszeiten überlagert werden, wie z.B. die Abendstunden.
Das Gleiche ist für nicht persönlich zugeordnete Vorgänge (vgl. oben) konfigurierbar.
- Die vorgenannte Konfiguration kann zentral z.B. durch einen Administrator oder individuell festgelegt werden.
- Änderungen werden selbstständig ohne weitere Dialoge in Outlook übertragen, dies geschieht vollautomatisch im Hintergrund.
Alternativ können Project Vorgänge als Outlook-Aufgaben angelegt werden.
- In Outlook verschobene oder gelöschte Vorgänge werden automatisch wieder zurückgesetzt oder wieder angelegt (konfigurationsabhängig).
- Die Software ist kein COM-Add-In, d.h. die allgemeinen Deaktivierungs- und anderen Probleme mit dieser Erweiterungsarchitektur treten nicht auf.
- Allocatus verwendet in Outlook kein benutzerdefiniertes Formular, d.h. es arbeitet mit dem Standard-Termin oder irgendwelchen fremden benutzerdefinierten Formularen. Somit besteht keine Gefahr für Unverträglichkeiten und Funktionseinschränkungen mit anderen Outlook-Anwendungen, dem Outlook Web Access (OWA) oder dem Outlook Mobile Access (OMA)
- Das Linken, Unlinken und alle andere Änderungen an den Terminen werden protokolliert. Das Protokoll kann unter anderem nach Excel exportiert werden.
- Allocatus kann in Project gelöschte Vorgänge automatisch aus der Arbeitszeittabelle löschen (AutoHide Funktion) und Vorgänge aus der Vergangenheit als erledigt markieren. Dies ist inbesondere sinnvoll, Project nur zur Planung, nicht aber zur Rückmeldung verwendet wird
- Ansichten von Benutzern können automatisch zurückgesetzt werden. Wenn mehrere Benutzer denselben Anmeldenamen (z.B. Viewer) verwenden und individuelle Änderungen an den Ansichten nicht gespeichert werden sollen.
Darüber hinaus die die Software ist erweiterbar, kundenspezifische Wünsche können berücksichtigt werden. Siehe auch:
Was sind die Nachteile des Outlook Add-Ins vom Project Server 2007 gegenüber Allocatus?
Last modified on 20 May 2016 16:05 by aniko.erlinger