Ein neuer Vorgang wird automatisch in die Liste eingetragen, wenn der Projektleiter den Projektmitarbeiter für einen neuen Vorgang einplant, die Auto Link-Funktion aktiviert ist und der Vorgang innerhalb des Auto Link-Zeitraums liegt. Die Auto Link-Funktion kann auf dem Register Link options über das Kontrollkästchen Auto link my task beginning from today up to aktiviert werden. Dort kann auch die Zeitspanne eingegeben werden, bis zu der beginnend ab dem aktuellen Datum die Vorgänge in die Liste aufgenommen und damit in Outlook bzw. Notes angezeigt werden.
Optional kann der Administrator auf dem Server die Option AutoLinkAllAssignments aktivieren, dann werden alle Zuordnungen aller Mitarbeiter verknüpft, also auch alle aus der Vergangenheit.