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Warum Allocatus für Bottom-up Planung verwenden?

  • Für eine verlässliche Ressourcenplanung müssen alle Tätigkeiten aller Mitarbeiter* erfasst werden (Vollzeitaufschreibung)
  • Hierzu gehören neben echten Projekttätigkeiten, die eine zentrale Planung durch den Projektleiter* erfordern auch andere Tätigkeiten, wie z.B. Aufgaben aus dem Tagesschäft oder kleine Aufträge. Die zentrale Planung durch den Projektleiter ist aufwändig (Top-down Planung), daher eignet sich hierfür die dezentrale Planung durch den Mitarbeiter (Bottom-up Planung)
  • Mit dem Allocatus Outlook Add-In plant der Mitarbeiter diese Tätigkeiten in Outlook und verknüpft sie über das Kontextmenü mit einem Vorgang in Microsoft Project.
  • Allocatus übermittelt entsprechende geplante Arbeitszeit an den zugehörigen Microsoft Project Projektplan.   

Wie Allocatus die Bottom-up-Planung unterstützt

1. Der Projektleiter erstellt einen Vorgang mit Dauer 0 in MS Project und weist diesem eine Ressource zu.

ProjectManagerAssignsRessource

2. Das Teammitglied erhält eine Anfrage, eine Aufgabe, z.B. einen Support Fall, zu erledigen.

TeamMemberReceivesNotification

3. Das Teammitglied erstellt einen Termin in Outlook. Mit der Link to Project Funktion von Allocatus wird der Termin mit einem Vorgang im Projekt verknüpft.

LinkToProjectByTeamMember

4. Sobald der Kalendereintrag mit dem Projekt verknüpft wurde, wird dem Termin automatisch die Kategorie Allocatus zugewiesen und dieser in grau dargestellt.

AllocatusMarksAppGrey

5. Allocatus aktualisiert automatisch das Projekt in MS Project und weist dem Vorgang Arbeit zu. Das stellt die Sichtbarkeit der Arbeit in allen Berichten und Projekten sicher. So wissen alle Projektleiter, dass der Mitarbeiter zu den übermittelten Terminen nicht verfügbar ist und können ihre Planung darauf abstimmen. 

UpdatedSchedule

Vorteile

  • Teammitglieder erstellen einfach Termine in Outlook. Diese werden im Projektplan berücksichtigt, ohne dass ein Zutun des Projektleiters/der Projektleiterin nötig ist.
  • Projektleiter* sparen Zeit. Trotzdem überblicken Sie jederzeit geplante Arbeit und Ressourcenverfügbarkeit.
  • Somit können Sie etwaige Termin- und Ressourcenkonflikte sowie Budgetüberschreitungen frühzeitig erkennen.
* wir verwenden aus Gründen der Lesbarkeit die männliche Form, meinen damit aber alle Geschlechter