Wenn Sie Ihre Projektplanung mit Allocatus an Ihr Projektteam schicken, können Sie sicher sein, dass jeder weiss, wann was zu tun ist und Ressourcen- und Terminkonflikte frühzeitig erkannt werden. Anstelle aus dem MS Project Projektplan eine unabhängige Einsatzplanung zu erstellen, bekommt jeder Mitarbeiter automatisch aus allen Projekten und ggf. anderen Plänen wie z.B. dem Urlaubsplan alle seine Aufgaben in seinen Outlook Kalender eingetragen.*

Allocatus synchronisiert MS Project Vorgänge und dem Outlook Ihrer Projektmitarbeiter.

Sie legen mit Microsoft Project Vorgänge im Projektplan an, weisen diesen Vorgängen Mitarbeiter zu. Danach veröffentlichen Sie die Vorgänge mit Add-In für Microsoft Project.

Allocatus übermittelt den Vorgang automatisch an den Mitarbeiter, z.B. als ganztätiges Ereignis in dessen Microsoft Outlook Kalender (AutoLink). Der Eintrag enthält zudem einen Link auf das Balkendiagramm (Gantt) des Projektplans.

Alternativ kann ein Microsoft Project Vorgang als Aufgabe in Outlook angelegt werden, die auch in Microsoft To Do erscheint.

Statt ganztägiger Ereignisse können die Vorgänge auch als Termine entsprechend der geplante Arbeitszeit aufgeteilt im Kalender einfügt werden. Dies eignet sich besonders für ein stundengenaue Personaleinsatzplanung. Hier noch einmal  der ganze Ablauf als Video.

Allocatus synchronisiert die Daten direkt mit Exchange, sodass diese auch stets aktuell in mobilen Apps, z.B. Microsoft To Do, Microsoft Outlook auf dem iPhone oder Android basierten Smartphones zu sehen sind, aber auch im Auto z.B. im Audi MMI, Tesla und BMW.

Tipp: Termine und Ereignisse aus Outlook werden auch im Kalender von Microsoft Teams dargestellt.

Einsatzbeispiele

• Bauzeitenplan an Gewerke senden
• Einsatzlisten an Gewerke senden
• Terminplan von Projektleiter an Teamleiter* übermitteln
• Teamplanung an Mitarbeiterkalender schicken
• Einsatzplanung von Disposition an Techniker* mobil senden
• Projektplan an Berater* senden
• Quality Gates/Meilensteine eines Projekts an alle Projektbeteiligten senden z.B. in einer SAP S/4 HANA Migration

Wenn Sie Ihre Projektplanung mit Allocatus an Ihre Projektteam senden, dann vermeiden Sie, dass Mitarbeiter* ihre Termine übersehen, Arbeit liegen bleibt, Ressourcen- und Terminkonflikte unentdeckt bleiben. Mit Allocatus können auch Konflikte mit privaten Terminen aufgedeckt werden.

* aus Gründen der Lesbarkeit schreiben wir bei Rollenbezeichnungen nur die männliche Form. Wir meinen damit alle Geschlechter (m/d/w).